KMS Overheid zoekt namens gemeente in Flevoland een Projecleider Digitalisering en Zaakgericht werken vanaf 1 oktober 2012 tot 1 oktober 2013 voor 24 uur per week met kans op verlenging van 1×12 maanden.
Functie-inhoud:
De gemeente is bezig met het verbeteren van de dienstverlening naar haar burgers. Het digitaliseren van documenten en het invoeren van zaakgericht werken zijn daarin onmisbare schakels. Voor het aansturen en uitvoeren van deze twee belangrijke pijlers zijn wij op zoek naar een projectleider die ervaring heeft met plannen, aansturen en implementeren van soortgelijke projecten.
De werkzaamheden bestaan uit:
- Het opstellen, laten vaststellen en daarna uitvoeren van een plan van aanpak (PvA)/projectplan voor te digitaliseren documenten (dossiers);
- Het inventariseren van de te digitaliseren documenten (dossiers);
- De kaders te bepalen en te laten vaststellen voor de te digitaliseren documenten (dossiers), zodat, met de opkomst van externe samenwerking en zaakgericht werken, de benodigde dossiers ook, waar nodig, geraadpleegd kunnen worden.
- Separaat in het PvA dient de digitale workflow van binnengekomen post en de daarmee samenhangende uitgaande post te worden openomen. De uitwerking/invoering zal samen met de DMS beheerder en de DIV medewerkers moeten plaatsvinden. In dit traject is een pilot beoogd voor een afdeling met een evaluatie en aanbeveling voor verdere uitrol. Vervolgens kan de digitale workflow in de rest van de organisatie worden gepland en uitgevoerd; NB. Post wordt op dit moment al wel gescand, maar nog niet digitaal verspreid.
- Zorg te dragen voor de bekendheid en de naleving van deze digitale workflow (samen met de DMS beheerder en het team DIV);
- De projectleider c.q. kwartiermakersrol vervullen van de ontwikkeling van zaakgericht werken binnen de organisatie
- De uitvoering te geven, waar nodig bij te stellen, van het reeds beschikbare PvA voor zaakgericht werken;
- Het inrichten van de werkprocessen, samen met de midoffice-, DMS beheerder en DIV, in het nog in te richten zaaksysteem;
- Het opleveren van de structuur voor de organisatie en werkwijze voor de implementatie- en het beheer van zaakgericht werken.
- Het implementeren van zaakgericht werken met het zaaksysteem in de organisatie;
De projectleider/-manager:
- Is belast met c.q. verantwoordelijk voor de intake van de projecten;
- Is belast met het bewaken en aansturen van de samenhang van de projecten;
- Is verantwoordelijk voor de afspraken op het gebied van de aanpak van beheersaspecten (tijd, geld, kwaliteit, informatie, organisatie, fasering) en resultaten van het project, (verwoord in een projectplan) en draagt zorg voor de uitvoering van het project.
- Is verantwoordelijk voor een zorgvuldige afronding van het project en borging in de staande organisatie (beheer).
Waar zijn wij naar op zoek?
- Minimaal 2 jaar (in de laatste 4 jaar) ervaring met het aansturen van digitaliserings- en implementatieprojecten voor zaakgericht werken binnen de overheid
- Minimaal 1 jaar ervaring (in laatste 3 jaar) met het inrichten van werkprocessen in een zaaksysteem
- Minimaal 1 jaar ervaring (in de laatste 3 jaar) met het opstellen, en uitvoeren van een plan van aanpak (PvA)/projectplan voor te digitaliseren documenten /dossiers
- De kandidaat beschikt over de volgende competenties: – Bruggenbouwer, – Durft verantwoordelijkheid te nemen, – Analytisch, – Pragmatisch, – Pro actief, – Slagvaardig en resultaatgericht, – Omgevingsbewust: weet de aansluiting met alle betrokken te behouden
Over KMS Overheid:
KMS Overheid is een detacheringsbureau voor hoger opgeleid personeel specifiek voor gemeenten. Niet alleen het detacheren van hoogopgeleid personeel is ons specialisme, maar ook interimmanagement en werving & selectie behoren tot onze activiteiten. KMS Overheid zet zich in om op een praktische en resultaatgerichte wijze een positieve ontwikkeling tot stand te brengen bij zowel mensen als in processen.
KMS Overheid maakt deel uit van de Holland Talent Group (www.hollandtalentgroup.com)
Reageren?
Bent u geïnteresseerd in bovenstaande functie? Mail dan uw CV inclusief twee referenties van vergelijkbare projecten aan: vincent@kmsoverheid.nl ! We nemen daarna snel contact met u op. Uiteraard kunt u ons ook bellen: 06-51581361 of 071-3030036.
Het CV bevat in ieder geval naam, contactgegevens, geboortedatum, genoten opleidingen incl. diploma wel of niet behaald (jaartal diploma), uiteraard uw relevante werkervaring, competenties, taalvaardigheden, overige vaardigheden.
We mogen u voorstellen tot uiterlijk 6 september 2012.
Wilt u op de hoogte blijven van nieuws uit de markt en/ of vacatures van KMS Overheid? U kunt ons ook volgen op LinkedIn en Twitter.
Tot snel!
Holland Talent Group 