Gezocht: tactisch inkoopadviseur

KMS Overheid zoekt namens een gemeente in Zuid-Holland een tactisch inkoopadviseur voor 32 uur per week vanaf 25 juni 2012 tot 1 januari 2013 met kans op verlenging (2×6 maanden).

Functie-inhoud:

Algemeen: De tactisch inkoopadviseur is verantwoordelijk voor het zelfstandig uitvoeren en begeleiden van complexe inkooptrajecten met een contractwaarde hoger dan de Europese aanbestedingsgrens conform wet- en regelgeving. Hierin is de inkoper betrokken bij alle facetten van het aanbestedingstraject, van voorbereiding via uitvoering tot afronding en decharge. De inkoopadviseur kan een bijdrage leveren aan de verdere professionalisering van de inkoopfunctie binnen de gemeente en draagt zorg voor het efficiënt, doelmatig en rechtmatig inkopen van leveringen, diensten en werken ten behoeve van de gemeente.
Plaats in de organisatie: De tactisch inkoopadviseur ressorteert onder de unitleider Concern Staf.
Opdracht: Het begeleiden van EU aanbestedingen op het gebied van Werken, Leveringen en Diensten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het aanbesteden van een D&C contract en/of het begeleiden van aanbestedingen op facilitair gebied (bijvoorbeeld drukwerk en bedrijfskleding).

Waar zijn wij naar op zoek?

Minimale eisen:

• Inkoop- en aanbestedingstrajecten
• Voert zelfstandig tactische en / of strategische inkooptrajecten uit, waaronder Europese aanbestedingen.
• Formuleert de verschillende verwervingsstrategieën en bepaalt mede met de opdrachtgever welke strategie bij welke situatie past.
• Beschrijft en adviseert in overleg met de opdrachtgever, gebruiker en “deskundigen” onder andere het pakket van functionele en technische specificaties, juridische regelgeving, richtlijnen Europese Unie, milieuaspecten, leveringscondities, prijs, kwaliteit en kwantiteit.
• Overlegt met interne klant / proceseigenaar voorafgaand aan het afsluiten van te gunnen contracten met leveranciers, of offerte(s) antwoord geven op wat in de offertevraag gesteld is. Indien dit niet het geval is stelt de inkoopadviseur een aantal vervolgstrategieën voor.
• Adviseert de opdrachtgever over gunning en begeleidt de opdrachtgever betreffende de besluitvorming over gunning.
• Draagt zorg voor de juiste toepassing van de (gestandaardiseerde) aanbestedingsdocumenten en is verantwoordelijk voor een juiste inhoudelijke weergave van de inkoopbehoefte.
• Controleert de offertes van (potentiële) leveranciers in inkoopdocumentatie betreffende inkoopcontract of hierin wordt voldaan aan de wensen eisen van de interne klant, gebruiker en “deskundigen”.
• Is in staat om het belang van de Gemeente in de af te sluiten overeenkomsten centraal te stellen.
• Beschikt over de kwaliteiten om in multidisciplinaire teams te opereren en hierin tot consensus te komen over de wensen en eisen m.b.t. de aan te schaffen producten / diensten.
• Verantwoordelijk voor het opstellen van (raam)overeenkomsten met de leveranciers en zorgt voor een juiste toetsing in deze.
• Is in staat om juridische stukken te lezen, te begrijpen en aan te passen aan hetgeen voor het aanbestedingstraject noodzakelijk is. Hieronder vallen het (dan wel, niet, gedeeltelijk) toepasbaar verklaren / aanpassen van de inkoopvoorwaarden en standaardovereenkomsten.
• Stelt een onafhankelijk geformuleerd gunningsadvies op, op basis waarvan bestuurlijke besluitvorming kan plaats vinden door gemandateerden.
• Voert aanbestedingen uit waarbij de risico’s op juridische conflicten tot een minimum beperkt worden.
• Toetst potentiële leveranciers voor contractering op financiële gezondheid, opdat financiële risico’s voor de Gemeente tot een minimum beperkt zijn.
• Voert implementatiewerkzaamheden uit die voortvloeien uit nieuw afgesloten inkoopovereenkomsten.

Marktonderzoek:

• Stelt leveranciersmarkt vast (marktonderzoek), door op actieve wijze marktonderzoek te doen en het signaleren van ontwikkelingen en probleemgebieden.
• Stelt een interne- en externe risico- en stakeholderanalyse op, om de verwachte probleemgebieden in kaart te brengen om hier proactief op te kunnen inspelen.
• Bezoekt beurzen, analyseert prijsverhoudingen en verricht onderzoek naar de continuïteit van leveranciers.
• Ontwikkelt een databank voor inkoopdocumentatie, product- en leveranciersgegevens en maakt deze toegankelijk voor de inkoopafdeling en belanghebbenden binnen de Gemeente.
• Signaleert de te verwachte ontwikkelingen en probleemgebieden voor het inkooptraject, de mogelijkheden en onmogelijkheden en adviseert de proceseigenaar (opdrachtgever) over mogelijke oplossingsrichtingen.
• Onderhoudt contacten met betrokken interne partijen betreffende leveranciers.
• Signaleert en vertaalt veranderingen in Wet- en regelgeving naar concrete adviezen voor betrokken interne partijen.

Contractbeheer:

• Beheert en bewaakt contracten betreffende diensten en producten waaronder abonnementen, huurovereenkomsten en verhuurovereenkomsten, mantel / raam overeenkomsten met gecontracteerde leveranciers.
• Stelt een actieplan op en coördineert deze in het geval van surseance van betaling en / of faillissementen van leverancier.
• Bewaakt de contractueel overeengekomen condities, signaleert afwijkingen en onderneemt hierop acties.
• Onderhoudt contacten met geselecteerde leveranciers. Hieronder vallen ook bezoeken op locatie van leverancier.
• Onderhandelt met gecontracteerde leveranciers, in opdracht van de proceseigenaar, betreffende contractwijzigingen inclusief prijsstellingen.

Bijhouden gestandaardiseerde inkoopprocessen:

• Zet zich proactief in om de inkoopfunctie binnen het concern continue te professionaliseren.
• Doet voorstellen voor het verbeteren / optimaliseren van standaard (aanbestedings-) documenten.
• Zorgt voor actuele processen en documenten betreffende aanbestedingswetgeving en de administratieve organisatie betreffende inkoopprojecten.
• Laat documenten en processen inkooptechnisch en juridisch toetsen.
• Signaleert wijzigingen, onjuistheden in processen en administratieve organisatie aan de proceseigenaar/ opdrachtgever en unitleider BMF.

Eisen:

• Afgeronde WO /HBO opleiding richting commerciële economie/ facilitair/ juridisch/ bestuurskunde, bij voorkeur aangevuld met NEVI 1 en 2 of een inkoopgerelateerde inkoopopleiding
• Kandidaat heeft aantoonbare kennis van het ARW 2005
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met aanbestedingen op het gebied van Werken, Leveringen en Diensten
• Kandidaat is in staat complexe aanbestedingsdocumenten op te stellen in samenwerking met de vakafdeling
• Kandidaat dient minimaal 5 jaar ervaring te hebben met het begeleiden van (complexe) EU aanbestedingen binnen de overheid
• Minimaal 3 referenties van een eerder relevant project/opdracht. De referentie dient apart te worden aangeleverd met: de omschrijving van de opdracht (soort, organisatie, afdeling,werkzaamheden en resultaten)contactgegevens van leidinggevende (naam, functie, locatie, telefoonnummer en e-mailadres)
• Kandidaat is in staat een inkoopteam te begeleiden, (juridisch) te adviseren en indien nodig aan te sturen
• Kandidaat moet flexibel inzetbaar zijn en fysiek in de gemeente aanwezig kunnen zijn tussen 08:30 en 17:00 uur
• Kandidaat is per 25 juni 2012 beschikbaar, of zoveel eerder als mogelijk

Over KMS Overheid:

KMS Overheid is een detacheringsbureau voor hoger opgeleid personeel specifiek voor gemeenten. Niet alleen het detacheren van hoogopgeleid personeel is ons specialisme, maar ook interimmanagement en werving & selectie behoren tot onze activiteiten. Via onze eigen opleidingstrajecten kunnen we onze huidige en nieuwe medewerkers laten voldoen aan de steeds veranderende vraag vanuit de markt. KMS Overheid zet zich in om op een praktische en resultaatgerichte wijze een positieve ontwikkeling tot stand te brengen bij zowel mensen als in processen.

Reageren?

Bent u geïnteresseerd in bovenstaande functie? Mail dan uw CV inclusief een referentie van een vergelijkbaar project naar:   vincent@kmsoverheid.nl ! We nemen daarna snel contact met u op. Uiteraard kunt u ons ook bellen: 06-51581361  of  071-3030037.

Het CV bevat in ieder geval naam, contactgegevens, geboortedatum, genoten opleidingen incl. diploma wel of niet behaald (jaartal diploma), uiteraard uw relevante werkervaring, competenties, taalvaardigheden, overige vaardigheden.

We mogen u voorstellen tot uiterlijk 31 mei 2012.

Wilt u op de hoogte blijven van nieuws uit de markt en/ of vacatures van KMS Overheid? U kunt ons ook volgen op LinkedIn en Twitter.

Tot snel!

Advertentie